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Facture ouverte.... Quelle faiblesse.

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Commande ouverte.... Quelle faiblesse.

Message  Grabber le Ven 9 Avr 2010 - 18:15

A ma grande surprise je note que l'on peut pas modifier une facture ouverte que l'on aurait sauvegardé préalablement.... A quoi bon sauver une facture si on ne peut la modifier par la suite ? jamais j'aurais eu pensé faire face a cette faiblesse aujourd'hui en 2010 pour un système de point de vente ....

J'ai un garage (8 garagistes) et on se doit d'ouvrir des factures et les sauvegarder au fur et a mesure que mes employées utilises des pièces sur les voitures des clients. A ma grande surprise, apres avoir placé et sauvegardé 4 pneu sur une facture, le mécanicien vient me voir pour m'avertir que les 4 pneu apportés n'étaient pas les bons et devait les changer pour une autre sorte.
Quoi de plus ordinaire et normale dans le travail de tout les jours...... alors j'ouvre la facture ouverte, puis j'essaie deffacer la ligne mentionnnant 4 pneu pour les remplacer ... IMPOSSIBLE. J'essaie alors de changer le numéro de produit pour le bon numéro.... IMPOSSIBLE. J'appelle le support technique pour me faire dire que l'on ne peut modifier une facture déja sauvegardé....

Une fois la facture sauvegardé, il est impossible de changer la quantité, le prix,le numéro, et meme effacer une ligne.

Jamais j'aurais acheté ce logiciel avoir eu su cette faiblesse.

Je pourrais bien utiliser un format de commande, puis la sauvegarder. (oui on peut modifier une commande, mais pas une facture ouverte, imaginer cela) Le probleme avec les commandes, est que le système ne réduit pas l'inventaire disponnible !!!!
Il est primordial de savoir la quantité réelle en inventaire, si j'ai 8 mécanicien qui installe chacun 4 pneu d'été, il est important que 32 pneu soit mis en réserve dans mon inventaire (et reduire ma quantité disponnible) pour ne pas induire en erreur mes clients en leurs disant une disponibilité pour en certain produit mais qui ne l'est pas en réalité.

Je suis loin d'etre un expert ici, mais des systèmes de point de vente, comme Acomba.... On recule 20 ans en arrière. Mon dernier système fonctonnant sur DOS était plus fonctionnel, les système informatique actuel n'étant plus compatible à un environnement DOS, nous avons du faire un changement.

Oui j'ai eu un démo avant l'achat, mais quand vous avez un démo, on ne pense pas à demander si on peut modifier une facture ouverte !!!! Ou bien on pourrait aussi demander si les taxes vont se calculer tout seul lors de la création d'une facture.... Mais non... on prends cela pour acquis. Quand vous avez eu votre démo du module recevabes... vous est-il venu à l'idée de demander si on pouvait calculer les intérets sur passés du ? non, bien sur, on ne peut penser à un système de recevable ne calculant pas les intérets. (Ici je ne dis pas que Acomba ne calcule pas les intérets, je donne comme exemple).

Les paiements sur recevables.... juste incroyable. Prenez par exemple un client qui viens vous apporter un paiement partiel... oui un paiement partiel, dans la vie de tout les jours ce sont des transactions que l'on voit quotidiennement. Si vous cliquez sur une facture pour votre paiement partiel, automatiquement le système va appliquer le montant de la facture comme paiement... MEME SI LE MONTANT ES PLUS GRAND QUE LE PAIEMENT... Il faut alors prendre la calculatrice et faire le calcule pour appliquer la balance restante sur la prochaine facture... pas fort comme systeme.

J'ai l'impression d'etre le seul à utiliser ce systeme... je ne peut pas croire qu'aujourd'hui un système puisse se vendre sur le marché avec tant de faiblesses.

Avez vous déja utilisé l'engin de recherche de l'inventaire en inscrivant dans la barre de recherche le nom d'un produits par exemple... WOW... le système trouve tout les produits qui possède le mot mentionné dans la ligne de recherche. Bien, mais le résultat nous donne le numéro de produit avec la description du produit.... RIEN D'AUTRES.... est ce que j'en ai en stock ? Quel est le prix ? On n'en sait rien... faut alors passer tout les produits un à un pour avoir cet information, quand il aurait été bien simple de donner cette information dans la fenetre de recherche.

J'ai l'impression que les programmeurs sont dans un autre monde.

Si je suis un commis vendeur, et que mon client est au bout de comptoir.... j'ai besoin d'avoir l'information simplement et rapidement pour pouvoir vendre mon produit.... A quoi bon faire une recherche pour un produit donné et avoir une liste de produits dans une fenetre si je ne sait pas si j'en ai en stock ou pas.... Essayez le vous meme... On peut utiliser une clef de tri 1 et tri 2, mais dans bien des cas ce n'est pas suffisant pour votre recherche. Voila pourquoi on à une ligne intitulé ''Recherche : '' dans le bas de la fenêtre pour faire une recherche plus approfondie.

Quand notre commerce ne possède pas trop de différents produits d'inventaire ca peut passer, mais quand l'on vend des pneus et des pièces d'auto, on doit avoir une facon de rechercher rapidementet efficacement, tellement il y a de différentes pièces disponnible aujourd'hui. Le système nous offre une facon flexible de rechercher, mais la réponse à cette recherche est simplement inutile.

J'ai payé chère pour apprendre.


Dernière édition par Grabber le Sam 10 Avr 2010 - 15:55, édité 1 fois

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Facture ouverte.... Quelle faiblesse.

Message  PlanteG le Sam 10 Avr 2010 - 11:11

Grabber,

je n'ai pas la prétention de pouvoir résoudre vos problèmes dépeints dans votre texte, mais j'ai des explications pour vous.

Vous parlez de facture ouverte. Je ne sais pas d'où vous tenez ce terme, mais ça n'existe pas dans Acomba. Quand une facture est sauvegardée, elle est fermée et non éditable. Vous dites que c'est une faiblesse. Acomba est conçu selon le modèle de l'application comptable "stricte", c'est pour cela qu'une facture ne peut être modifiée. Dans bien des applications, c'est correct ainsi, mais pour vos besoins, effectivement le concept de facture ouverte semble nécessaire.

Parlant des commandes, vous dites:
Je pourrais bien utiliser un format de commande, puis la sauvegarder.
(oui on peut modifier une commande, mais pas une facture ouverte,
imaginer cela) Le problème avec les commandes, est que le système ne
réduit pas l'inventaire disponible !!!!
Ce n'est pas tout à fait vrai. Si vous utilisez une commande standard, vous obtiendrez ceci par exemple:

En inventaire 299 Qté non facturée
En commande 10 Qté commandée
Disponible 299 Qté commandée non déduite

Mais si vous utilisez une commande ouverte,
vous obtiendrez alors ceci:

En inventaire 299 Qté non facturée
En réserve 10 Qté sur commande ouverte
Disponible 289 Qté sur commande ouverte déduite


Comme vous le constatez, avec une commande ouverte vous obtenez le résultat désiré. Et à propos, ces informations sont disponibles

Quand vous inscrivez un paiement, le logiciel suggère un paiement total, mais il vous est possible de changer le montant pour inscrire un paiement partiel.

Concernant les informations dans la fenêtre de recherche pour l'inventaire, les informations de quantités ne sont pas là, mais il y aurait peut-être une autre façon pour vous d'obtenir ces informations qui pourrait vous convenir.

Je comprends très bien votre frustration, mais permettez-moi de vous demander une question. Avez-ou une formations personnalisée sur l'utilisation d'Acomba ? Je crois sincèrement que cela pourrait vous aider grandement. Il est difficile dans le cadre du forum d'apporter des réponses à toutes vos interrogations.

À mon humble avis, je crois qu'Acomba est un excellent produit. Est-ce qu'il convient à tous les besoins, probablement pas, mais je crois qu'il peut mieux rencontrer les votres.
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Re: Facture ouverte.... Quelle faiblesse.

Message  Grabber le Sam 10 Avr 2010 - 14:56

Bonjour et merci de votre réponse. Oui quand je parles de facture ouvertes... c'est finalement dans Acomba une commande ouverte... (facture ouverte dans mon ancien system... je vais devoir m'ajuster aux nouveau termes )
La quantité disponnible est mise a jour uniquement lorsque la transaction est entré comme commande ouverte... La quantité disponnible est la seule information pertinante pour un commis vendeur... à quoi bon savoir que vous avez 10 bougies d'allumage NGK, si les 10 bougies sont dans les mains des garagistes en trin de les installer dans les voitures des clients ?
Comment peut on justifier la rigidité d'un syteme ne permettant pas la modification d'une commande une fois sauvé... Que ce soit un commis aux pièces avec ses mécaniciens, que ce soit le quincailler avec ses clients, a tout les jours un client peut se pointer au magasin et demander d'ouvrir une facture et la garder ouverte pour la journée, et ce pour une multitude de raison.
Dans mon cas, mon employé préposé aux pièces doit gerer les pièces utilisé par plusieurs mécanitiens sur les voitures des clients . La modification d'une commande ouverte est tout simplement indispensable... on fait tous des erreurs, mauvaise bougie d'allumage, pas le bon ball joint (gauche ou droit). A tout les jours, les mécanitiens peuvent revenir au dept de pieces pour échanger une pièce prise par erreur, ca fait partie de leurs quotidien.. Alors il est impossible d'effacer une ligne, ou meme impossible de faire quelques changements que ce soit dans une commande ouverte qui à été sauvergardé préalablement. J'ai des amis qui sont propriétaires de 2 Quincailleries et eux meme ne voit pas comment un système comme Acomba pourrait fonctionner dans leurs commerce. Pour eux aussi la modification d'une commande ouverte est primordiale pour bien servir son client, et on me donnait ceci comme exemple : Un contracteur général qui travaille sur 3 jobs de construction en meme temps peut très bien (pour question de controle des couts) vouloir que ses achat de la job 1 soit sur une facture et la job 2 sur une autre facture et ainsi de suite... Ce meme contracteur (ou ses employes) peuvent venir acheter 10 fois dans la meme journée pour finalement fermer les factures à la fin de la journée\semaine. Vous savez.. le client à toujours raison dans des cas comme cela, on à pas à leur demander le pourqoi ou le comment.. si les factures ne sont pas comme ils le veulent avec l'info qu'ils veulent , ils vont simplement aller ailleurs.

Vous disiez :
Comme vous le constatez, avec une commande ouverte vous obtenez le résultat désiré. Et à propos, ces informations sont disponibles

Oui c'est vrai mais le fait de ne pas pouvoir modifier quoi que se soit d'une commande ouverte, enlève l'utilité de ce type de transaction.

Vous disiez :
Concernant les informations dans la fenêtre de recherche pour l'inventaire, les informations de quantités ne sont pas là, mais il y aurait peut-être une autre façon pour vous d'obtenir ces informations qui pourrait vous convenir.

Effectivement les quantités n'y sont pas, le prix de détaille non plus... Cela rends la recherche innutile si je dois passer les produits un à un pour verifier le prix ou la disponnibilité, autant tout faire à la mitaine et revenir ou bon vieux livre de pièces. Dans les pneus d'été de grandeurs 17 pouces, j'ai peut etre 200 différents type, modele et marque...
Le vendeur d'ordinateur qui se fait demander par son client quelle est la disponnibilité pour acheter un ordi ayant un Processeur de type AMD Phenom II 940. Le vendeur se doit d'etre capable de faire la recherche en utilisant AMD comme clef, ou peut etre Phenom II 450, ou seulement Phenom . Vous allez au garage pour des pneus... très peu de clients demandent une marque de pneu spécifique... on nous laisse les conseiller mais une chose est sure... il veulent une grandeur bien spécifique . Un No. de pneu est comme suit P175/60R17. En fesant la recherche avec Acomba utilsant la valeur R17 j'aurais le résultat suivant :


Produit Description Champs Valeur

323454 Primacy MXV4 215/50R17 Description 1 Primacy MXV4 215/50R17
755778 Primacy HP 235/45R17 Description 1 Primacy HP 235/45R17
343678 Pilot Exalto 205/50R17 Description 1 Pilot Exalto 205/50R17
234223 Tiger Paw 205 50R17 Tri 1 205 50R17


etc etc... pour 200 diffentes lignes comme celle-ci, je dois donc cliquer sur chaque ligne individuellement pour verifier la disponibilité et le prix.... SIMPLEMENT INACCEPTABLE. J'ai payé au dela de 4000.00 dollars pour se systeme quand le Simple Compable à 250.00 aurait mieux fait.

Vous disiez :
Quand vous inscrivez un paiement, le logiciel suggère un paiement total, mais il vous est possible de changer le montant pour inscrire un paiement partiel.

Voila, on indique le paiement partiel de 50.00, on clique sur la facture 12345 et le systeme par défaut met 125.60 (montant de la facture selectionné) dans la colonne paiement et automatiquement la valeur du champ solde indique un surpaiement de -75.60
Un système doit etre fait de facon a faciliter l'entrée de donné par le commis qui voit les clients faire la file au comptoir... On prends la peine d'indiquer que l'on veut payer 50.00 et le système vous conseille par défaut 125.60 lors de la selection de la facture.... Acomba veut vraiement battre tout les records.

Le payable... avez vous déja sortis des cheque de fournisseurs.... comme tout les logiciels dans Windows...si vous cliquez sur le X dans le coin droit, la transaction ne sera pas sauvegardé, ou peut etre aurez vous une question demandant '' Voulez vous canceller cette transaction'' Le X est un standard dans les application sous Windows. Avec Acomba, n'y pensez pas, en cliquant sur le gros X rouge à droite de la fenetre...bam tout est posté. Meme le support technique d'Acomba s'est trouvé surpris et n'en revenais juste pas.

Pourquoi ne pas parler de l'inventaire.... Vous savez on peut utiliser l'inventaire pour inscrire des services.... meme si les service ne sont pas quantifiable....
Installation Pneu 20.00 par exemple. Changement d'huile 15.00 etc etc...
Je trouvais déplaisant de voir les quantité -235 et -14 etc pour les services vendu. J'ai donc contacté le support pour me faire dire que l'on doit faire des ajustement tout les fin de mois pour apporter les valeurs a 0 Bien sur!

Quoi dire du liens entre la facturation et le Grand Livre.... Ouais, le cout des marchandises vendues ne se poste pas au Grand Livre... tout l'info est la mais on doit le faire manuellement par une écriture.... Mon vieux systeme sous DOS fesait tout cela comme un charme.
La bougie se vend 5.00
elle me coute 3.75

Pourquoi le systeme ne peut-il pas écrire la transaction suivante :

Vente credit de 5.00
Encaisse debit de 5.00
Inventaire credit de 3.75
Cout des vte debit de 3.75

(oui je connais très bien la comptabilité, on oublie les taxes )

A tout les fins de mois on à un module d'inventaire qui débalance avec le GL, pourtant on peut aller dans Rapport de facturation et demander le Cout des Mdises Vendues pour une periode donné, Alors pourquoi ne pas la poster à tout les jours automatiquement en fermant la journée du point de vente ? J'ai l'impression de revenir à la mitaine avec ce système....

Je pourrais en écrire 5 pages.... J'ai cherché à en perdre patience comment sortir un rapport d'inventaire en souffrance... Je me suis dit, comme tout systeme , on va aller voir les rapports d'inventaire, on va bien trouver un rapport me donnant ce que je cherche.... ERREUR pour un rapport d'inventaire en souffrance, on doit aller dans RAPPORT, FACTURATION, RAPPORT DE FACTURATION, pour sortir un rapport d'inventaire en souffrance. C'est comme si on devais aller dans les recevables pour sortir une liste des factures de fournisseurs à payer.

Jamais vous trouverez des notes de credit comme suit -100.00 vous trouverez cependant des notes de credit comme suit 100.00 et des ventes comme suit 100.00. Faut constament faire attention au type de transaction à savoir si c'est un credit ou une facture... pauvres secrétaires qui doit balancer les compte.... à la journée longue c'est juste pas pensable. Faut regarder du coté gauche du rapport et droit constamment pour l'analyser... un -100.00 pour un credit et un 100.00 pour une facture aurait été si simple !!!

En aucun endroit au payables on vous mentionne la date due d'une facture... on vous sort des rapport avec des date de facture et des termes net 40 jours et net 35 jours.... ca prends un calendrier à la porté de main constamment.

Est-ce que l'on parles du système de paye ? Pas la peine,ou peut etre oui ca en vaut la peine, on me charge presque 1000.00 par ans pour un plan de mise a jour /service des tables de taxes.... Pourquoi pas offrir un service de mise a jour de table de taxe pour le payroll uniquement, sans avoir a acheter un plan de service pour tout le système au complet ? Le prix de la mise a jour me coute 2 fois le prix du logiciel.....Ya quelque choses qui ne balance pas en quelque part. je pourrait faire l'achat d'un nouveau systeme de paye tout les ans et ca me couterait moins cher !

Ya des choses qui fonctionne bien dans Acomba oui, mais a mon point de vue, les faiblesse surpasse GRANDEMENT les forces.

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plusieurs points...

Message  Lartis le Mar 13 Avr 2010 - 23:45

Bonjour,

Beaucoup de vos points ne sont pas en réalité des problèmes, mais des éléments qui ne sont pas nécessairement intuitifs à réaliser.

Commande ouverte: vous ne pouvez pas modifier, mais vous pouvez annuler une ligne en ajoutant le même produits et une quantité négative. Ça fera exactement ce que vous voulez, il suffit de le savoir. Les lignes existantes ne peuvent pas être modifiés, mais on peut en ajouter, et la quantité sera cumulé. Cette méthode marche aussi très bien pour des contracteurs, ceci dit, il existe aussi des compléments qui améliorer la gestion à ce niveau (taux d'avancement, suivi de projets plus détaillé...). S'il s'agit simplement de pouvoir modifier, la commande ouverte avec annulation par quantités négatives fait très bien le travail.

Recherche de produits: si vous rechercher par l'un des onglets, vous pouvez cliquer sur "option" et faire afficher la quantité et les différents prix. Par contre, en faisant une recherche par mot clé, effectivement, cette option d'affichage n'est pas présente. C'est dommage, et vous n'êtes pas le premier à m'en faire la remarque. Si c'est quelque chose d'essentiel pour vous, avec ODBC, il est possible en quelques heures de faire un outil de recherche lié directement aux données d'Acomba et affichant tous les champs que vous voulez. Par contre, cette orientation a un coût.

Pour le paiement, il y a encore une option qui fait exactement ce que vous voulez. Cliquez sur la case à cocher en haut de la fenêtre de paiement, et entrez le montant de votre paiement dans "payer jusqu'à", et voila!

Vente de service: vous n'avez qu'à ne pas entrer de numéro de produit, et votre facture ne comptabilisera rien dans l'inventaire. Tant qu'à moi, je trouve très intéressant de voir le nombre négatif qui représente le nombre d'heure facturé depuis la dernière remise à zéro.

Plusieurs de vos autres points sont simplement une question d'habitude. Personnellement, je crois qu'il est normal de trouver l'inventaire en souffrance dans la facturation, puisque c'est les quantités facturés qui font que l'inventaire est en souffrance. Et à choisir entre une facture de -100$ et un crédit de 100$, encore la, je préfère la notion de crédit de 100$. C'est donc à mon avis une question d'habitude, pas un défaut en tant que tel. De plus, ceci est vrai si vous faite une inscription aux comptes clients, car il est tout à fait possible de faire un facture dans l'interface de facturation avec un quantité négative. (qté = -1, prix = 100$). Lors du transfert, il en résultera un crédit. N'essayez pas de mettre le montant négatif, ça ne marchera pas. Encore une astuce.

Pour la sauvegarde automatique, beaucoup de bases de données (dont Access) sauvegardent par défaut. Si vous faites "ESCAPE", ou si vous cliquez sur "Revenir à l'original", il annule les changements. Mais si vous fermez avec le X, il suppose que tout est correct et que vous avez terminé. Est-ce un défaut? Encore la, personnellement, je déteste les programmes qui me demandent tout le temps "Voulez-vous sauvegarder les changements?". Une fois qu'on le sait, il suffit d'annuler autrement qu'en cliquant sur le X. Dans le cas des chèques, il faut décocher la ligne, car il semble qu'Acomba sauvegarde à chaque fois qu'on coche.

Pour le coût de la matière vendu, je crois que certains compléments le font. À valider.

Je dois vous donner raison pour les rapports qui n'ont pas la date du, j'ai déjà du contourner ce problème en faisant des rapports par ODBC pour un client. C'est effectivement dommage.

Pour la paye, rien ne vous empêche de mettre les tables à jour manuellement pour sauver le coût du support, qui est facultatif.

En terminant, je voudrais vous recommander une chose, c'est un peu plus de patience. Vous semblez être quelqu'un qui veut que tout soit parfait dès le départ. Acomba n'est pas parfait, c'est évident. Mais dans son range de prix, c'est un excellent rapport qualité/prix. C'est beaucoup mieux que Simple Comptable, mais c'est par contre moins bien que les solutions à 30000$. Je vous recommande aussi de vous trouver un formateur qui pourrait vous donner les trucs pour contourner les défauts que vous trouvez. Comme vous avez pu le voir dans mes suggestions, il y a presque toujours une astuce pour contourner les problèmes.

J'aimerais finalement que cette discussion ne prenne pas une orientation trop de "blastage". Le but du forum est d'aider à trouver des solutions à des problèmes. Ceux qui postent ici ne sont pas des employés d'Acomba, et postent bénévolement. En orientant vos questions sur un problème précis, et en ayant l'attitude réceptive aux solutions, ça aidera à la discussion.

J'ai eu beaucoup de client qui ont ragé au départ parce qu'il ne savaient pas comment faire les choses, et maintenant ils adorent Acomba. Dans tous les problèmes que vous avez décrits, rien ne me semble aussi majeur, et plusieurs ont des solutions simples.

Merci!


Dernière édition par Lartis le Mer 14 Avr 2010 - 0:00, édité 4 fois

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Coût des matières vendus

Message  Lartis le Mar 13 Avr 2010 - 23:49

Dans les compléments Acomba: http://formation.fortsum.com/depart.asp?language=FR&p1=Compatible&No_Produit=506

CMV


Description

Cette application est un
logiciel qui permet d'inscrire une écriture pour le coût de marchandise
vendu par produit et par facture. Cette opération peut se faire lors de
la saisie d'une facture ou #facture par #facture par semaine ou par mois
selon la fréquence désirée. Une inscription dans un lot est
automatiquement inscrite au module de la comptabilité.

CMV
permet :

  • De définir des comptes de Grand-livre (un compte d'actif et un
    compte d'achat) par groupe de produits.
  • De configurer par facture ou groupe de factures le transfert au
    Grand-livre.
  • D'inscrire les transactions dans un lot au Grand-livre.
Ainsi,
vous pouvez transférer quotidiennement, hebdomadairement ou
mensuellement selon votre politique interne. Les transactions
transférées au Grand-livre tiendront compte du groupe de produit de
chacun des produits de la facturation.


Dernière édition par Lartis le Ven 12 Aoû 2011 - 20:11, édité 1 fois

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C'est lié au système de comptabilité choisi

Message  genevievep2 le Ven 12 Aoû 2011 - 14:07

my bad désolé.


Dernière édition par genevievep2 le Ven 12 Aoû 2011 - 23:51, édité 1 fois

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C'est lié au système de comptabilité choisi

Message  PlanteG le Ven 12 Aoû 2011 - 18:00

Neutral Hum, ici il est question d'Acomba et vous nous parlez de Simple Comptable...
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Re: Facture ouverte.... Quelle faiblesse.

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